Entrevista del mes: Elena Morato

Entrevista a Elena Morato, responsable de la Biblioteca de AEMET y coordinadora del repositorio Arcimís

Elena Morato
Elena Morato

Responsable de la Biblioteca de AEMET y coordinadora del repositorio Arcimís
(https://repositorio.aemet.es/)

Dentro del organigrama de AEMET, ¿dónde está la Biblioteca?

La Biblioteca pertenece al Centro de Documentación, que orgánicamente depende de la Dirección de Planificación, Estrategia y Desarrollo Comercial de la Presidencia de AEMET.

La Biblioteca de AEMET cuenta con una sede central en Madrid, en plena Ciudad Universitaria, y 20 puntos de servicio en las distintas Delegaciones Territoriales, lo que conforman la Red de Bibliotecas de AEMET.

Figura 1.- Sala de lectura y consulta de la sede central de la Biblioteca de AEMET
¿Cuántas personas sois?

En la actualidad en la biblioteca estamos tres personas, yo como funcionaria de AEMET y responsable de la misma y dos Técnicos Documentalistas, de una empresa externa.

Aparte de las labores y trabajo tradicionales de una Biblioteca, ¿qué otras actividades hacéis? ¿De cuántos libros dispone la Biblioteca de AEMET? ¿Posee presencia en las Delegaciones Territoriales?

Además de las tareas tradicionales como son el préstamo de documentos o la consulta en sala, la biblioteca realiza otras tareas importantes como las relacionadas con la gestión de recursos electrónicos o el apoyo a la investigación, así como la difusión.

Dentro de la gestión de los recursos electrónicos contamos con bases de datos especializadas (Proquest o WOS), un portal de libros electrónicos y acceso a revistas digitales.

Respecto al apoyo a la investigación se ofrecen cursos de formación para el personal de AEMET, como por ejemplo en el uso de las bases de datos, gestores de referencias bibliográficas o creación de perfiles de investigador.

En relación a las tareas de difusión, la biblioteca participa en redes y consorcios de cooperación bibliotecaria: formamos parte de RECIDA (Red de Centros de Información y Documentación Ambiental) y de REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias). También realizamos exposiciones virtuales, folletos, marcapáginas y un boletín semestral informando de las últimas novedades bibliográficas. Además disponemos de un perfil en Pinterest para difundir dichas novedades.

Destacar nuestro apoyo al público en épocas de oposiciones. Al ser la única biblioteca pública especializada en meteorología, damos apoyo al acceso a los tres cuerpos especiales: Observador de Meteorología (Grupo C1), Diplomado en Meteorología del Estado (Grupo A2) y Superior de Meteorólogos del Estado (Grupo A1).

La gestión del repositorio institucional es otra de las tareas principales de la biblioteca, de la que hablaré en detalle más adelante.

¿De cuántos libros dispone la biblioteca?

La biblioteca cuenta con cerca de 50.000 ejemplares y más de 1.500 títulos de publicaciones periódicas, especialmente de materias como meteorología, climatología, ciencias de la tierra, físicas, matemáticas, medio ambiente y geografía.

A través del catálogo bibliográfico en línea cualquier persona puede consultar los fondos y su disponibilidad.

¿Posee presencia en las Delegaciones Territoriales?

La Biblioteca de AEMET está conformando su Red de Bibliotecas; en la actualidad, como ya comenté, existen 20 pequeñas bibliotecas en cada una de las distintas Delegaciones Territoriales (en cada Comunidad Autónoma hay una Delegación de AEMET).

Una de las principales tareas es incorporar al catálogo en línea todos los fondos bibliográficos de las distintas bibliotecas, para ello todos los años se visita la biblioteca de una Delegación para ordenar su colección.

Destacar que algunas bibliotecas tienen servicio de préstamo bajo petición por correo electrónico, como por ejemplo Cantabria, Castilla y León, Extremadura, Galicia, Asturias y Las Palmas de Gran Canaria.

¿Cuáles son las “joyas de la corona” de la Biblioteca?

La biblioteca cuenta con un importante fondo bibliográfico, tanto de monografías como de publicaciones seriadas. El libro más antiguo es “Meteorologia Philosofico-Politica”, de Joanne Bernardo Celestino (año 1697).

Tenemos una importante colección de boletines meteorológicos nacionales y del extranjero. Una de nuestras “joyas” es el “Boletín meteorológico diario”, publicación diaria que editaron los organismos antecesores de la Agencia Estatal de Meteorología entre el 1 de marzo de 1893 y el 31 de diciembre de 2007.

También podemos destacar la colección “Resumen de las observaciones meteorológicas efectuadas en la península” (1865-1963).

Por último mencionar todas las publicaciones de la Organización Meteorológica Mundial o la colección de revistas de la Sociedad Meteorológica Estadounidense como “Monthly Weather Review” desde 1892.

Figura 2.- Doble página del Boletín Meteorológico Diario (BMD) correspondiente al 1 de marzo de 1894. Una de las joyas de la corona bibliográficas de la actual AEMET es la colección completa de BMDs (período: 1893-2007). Todos los boletines están digitalizados y disponibles a través del repositorio Arcimís.
Pasemos al repositorio Arcimís ¿Qué es y cómo se puede acceder a él?

Arcimís es el depósito institucional destinado a reunir, conservar y difundir a través del acceso abierto los documentos resultantes de la actividad científica, institucional y docente de la Agencia Estatal de Meteorología. También se incluye el patrimonio bibliográfico digitalizado por la Biblioteca de AEMET.

El nombre del repositorio se ha elegido en homenaje a Augusto Arcimís Wehrle, primer meteorólogo profesional en España y primer director del Instituto Central Meteorológico, la actual AEMET (1892-1910).

Se accede al repositorio a través de la siguiente dirección: http://repositorio.aemet.esTambién se accede desde un enlace, situado en la parte inferior de la página web de AEMET (http://www.aemet.es). En esta misma página, dentro del desplegable “Conocer más” y luego “Archivo documental Arcimís”

¿Cuáles son sus objetivos?
  • Garantizar la preservación y acceso a largo plazo de todos los contenidos almacenados.
  • Mayor visibilidad e impacto de la producción científica.
  • Reunir y unificar todos los documentos digitales en una misma base de datos para facilitar su recuperación.
  • Favorecer la comunicación e intercambio de información científica entre el personal de AEMET.
  • Normalizar los documentos bajo un mismo estándar de metadatos para su recuperación por recolectores y buscadores internacionales en Internet.
  • Mediante la publicación en abierto Arcimís, el autor incrementará la accesibilidad, la visibilidad internacional y el impacto, al aumentar la probabilidad de ser citado, de sus publicaciones, además de garantizar la preservación y el acceso perpetuo a las mismas.
¿Cómo y cuándo surgió la idea de poner en marcha el repositorio? ¿Fue una iniciativa de la propia AEMET?

La iniciativa nació en la Biblioteca, por varias razones:

Toda la información de AEMET estaba dispersa, era casi imposible encontrar de una manera ágil información de la institución (producción científica, pósteres, asistencias a congresos, fotos, legislación etc.). Tan solo el Departamento de Desarrollo y Aplicaciones, en un apartado de la página de intranet, colgaba las publicaciones del personal de AEMET, pero eso no era suficiente. Al buscar la información era difícil encontrarla y te planteabas que había que hacer algo para reunir y difundir toda esa documentación institucional.

Como también ya he comentado, entre las tareas de difusión de la biblioteca está la participación en redes y la asistencia a jornadas relacionadas con bibliotecas y, en una de las múltiples jornadas a las que asistí de la Red de Bibliotecas Universitarias REBIUN, vi que los repositorios eran la única vía para que las instituciones tuviesen reunido y preservado su producción, tanto científica como institucional.

El repositorio también suponía una excelente herramienta para almacenar fotos y vídeos, así como para preservar el fondo antiguo digitalizado por la biblioteca.

Hay que reseñar que en España el marco legal que regula a nivel nacional la práctica de depositar en abierto las publicaciones científicas viene dado por la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, que insta a los investigadores a depositar en un repositorio de acceso abierto la versión digital final de las contribuciones a publicaciones periódicas o seriadas.

Figura 4.- Tipos de información disponible en el repositorio Arcimís
¿El buscador con que aparece en la página principal del repositorio permite acceder a todos los contenidos incluidos en él?

Desde la página principal podemos realizar una búsqueda sencilla lo que permitirá buscar en todo el repositorio o pinchar en búsqueda avanzada y restringir, a través de los distintos filtros que existen, nuestra búsqueda.

El buscador nos permite acceder al contenido de todo el repositorio con la particularidad de que busca a texto completo en los pdf. También, desde la página de inicio, podemos acceder directamente a cada subcomunidad y a las colecciones destacadas de interés. Así mismo podemos listar por título, autor, materias o envíos recientes para facilitar el acceso a la información.

¿Todos los contenidos que incluye el repositorio son de libre acceso?

Prácticamente todos los contenidos son de acceso libre. Únicamente no son de libre acceso algunos documentos que son de carácter interno y algunos artículos que, debido a la política editorial de la revista, no pueden estar a disposición de todos los usuarios hasta que no pase un determinado margen de tiempo, es lo que se denomina “periodo de embargo”.

Aprovecho para mencionar que la mayoría de los documentos depositados en Arcimís están bajo una licencia “Creative Commons”. Estas licencias permiten la utilización de una obra bajo las condiciones que determine el titular de los derechos. Es un modelo de contrato recomendado para difundir contenidos de consulta libre en la web pero salvaguardando la atribución de la obra al autor e impidiendo una posible utilización comercial sin permiso.

¿Cómo está organizado el repositorio?

El repositorio Arcimís está estructurado en cuatro comunidades. Cada comunidad a su vez está organizada en subcomunidades que estructuran sus contenidos en colecciones.

Las cuatro comunidades en las que está organizado Arcimís son:

  • Producción científica: recoge los documentos resultantes de la actividad investigadora que han sido producidos o editados por los departamentos de AEMET.
  • Archivo institucional: agrupa los documentos de carácter administrativo, normativo o institucional.
  • Producción docente: reúne materiales didácticos y recursos educativos.
  • Biblioteca digital: contiene colecciones patrimoniales de documentos históricos y fondos específicos digitalizados por la biblioteca.

Podemos encontrar documentos digitales en diferentes formatos e idiomas, entre otros: artículos de revistas, monografías, documentos de trabajo, informes técnicos, objetos de aprendizaje, imágenes, fotografías, vídeos, congresos o conferencias.

Figura 5.- Página principal del repositorio Arcimís
¿Cuántos documentos contiene en la actualidad el repositorio y a qué ritmo se están incorporando los nuevos materiales?

A finales de 2016 el repositorio rondaba los 5.000 títulos. Mencionar que algunos títulos de las publicaciones periódicas contienen a su vez todos los números de la colección. Por ejemplo el Boletín meteorológico diario consta de 40.000 números.

El ritmo de trabajo es bastante variable ya que depende mucho de cómo se vayan generando las publicaciones. En el caso de los artículos, se van añadiendo al repositorio según se van publicando o según nos lo vaya facilitando el autor. Intentamos que lo último o lo más actual se incorpore antes excepto en el caso de colecciones de especial interés.

¿Qué plan de trabajo existe para la incorporación de nuevos documentos al repositorio?

Además de todas las publicaciones nuevas que se vayan generando vamos a seguir con el estudio y valoración de las colecciones a digitalizar. Para el próximo año tenemos pensado continuar con la digitalización del fondo antiguo así como de otras colecciones de interés, como por ejemplo el “Boletín mensual climatológico”.

Queremos aumentar los contenidos de la fototeca, así como la creación de nuevas colecciones temáticas y la digitalización de fotos antiguas.

También completar los apartados de los recursos educativos y de formación.

Respecto al procedimiento de incorporación de publicaciones, mencionar que actualmente todos los documentos se están subiendo por el personal de la Biblioteca, próximamente se implantará el proceso de “autoarchivo” por el cual el propio autor podrá subir el documento al repositorio y de esta manera se agilizará el proceso.

Destacar que el proyecto del repositorio institucional está incluido en el Plan Estratégico de AEMET para 2016-2018 en el cual uno de sus hitos es aumentar los fondos en un 25% cada año.

¿Quién lleva a cabo la labor de digitalización?

Cuando son colecciones pequeñas, como por ejemplo el Balance hídrico o las Notas Técnicas, la digitalización se realiza en la unidad de reprografía de AEMET, dependiente del Centro de Documentación. En ocasiones puntuales, también se hace en la propia Unidad de la Biblioteca, pero esto es poco habitual.

La digitalización del fondo antiguo, por sus características especiales de conservación y formato, se lleva a cabo por una empresa especializada de servicios.

La mayor labor de digitalización ha sido del Boletín Meteorológico Diario y sus publicaciones complementarias, con un total de 160.000 imágenes (Hoja de predicción, Hoja de precipitación, Resúmenes mensual y anual, etc.). Este proyecto se llevó a cabo a través de un convenio con el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, en el año 2014, el cual se realizó a partes iguales con AEMET.

También se digitalizó el Calendario meteorológico, con 68 pdf y 15000 imágenes, por AEMET, también a través de un contrato menor, con una empresa de servicios.

Un caso práctico: ¿cómo se puede acceder al boletín meteorológico diario de un día concreto que nos interese consultar?

Para consultar un día en concreto del boletín meteorológico diario debemos pinchar en Colecciones de interés “Boletín meteorológico” (parte inferior del repositorio). Este apartado está dividido en diez títulos (las distintas denominaciones del Boletín y sus suplementos) que comprenden desde 1893 a 2007. A continuación seleccionar el boletín que deseemos prestando atención a la fecha que figura en el título. Desde la nueva página, seleccionamos a través del calendario el año, mes y día que queremos consultar y automáticamente se nos mostrará el boletín de ese día. Haciendo clic en cada imagen podemos descargarla o compartirla a través de Facebook, Twitter o Pinterest. También podemos obtener el boletín en formato pdf.

Respecto a este tema, próximamente se creará una sola entrada al boletín uniendo las distintas denominaciones del mismo y con un solo calendario para facilitar el acceso.

¿Qué tipo de informaciones contenidas en el repositorio son especialmente útiles y están a disposición de cualquier persona interesada?

Dependiendo el perfil del usuario y del uso que se le va a dar la información serán de mayor interés unas colecciones u otras.

El público potencial del repositorio son investigadores, científicos, estudiantes y aficionados. Pero existen contenidos divulgativos de interés para cualquier usuario, como por ejemplos las fotografías de fenómenos atmosféricos.

Para los más curiosos existe, dentro del fondo antiguo digitalizado, una colección de manuscritos del siglo XIX en los que Tomás Jesús de Urrutia y sus hermanos, Ignacio y Luis, reflejaron sus observaciones meteorológicas diarias del observatorio de Cádiz desde 1840 a 1882.

Cabe destacar la colección de todas las publicaciones de AEMET, como las Notas técnicas o los distintos boletines y resúmenes climatológicos: Balance hídrico, Informes de radiación, Informes de fenología, Resumen mensual climatológico, etc.

Por otro lado pueden ser de interés los vídeos de los distintos seminarios, ponencias y jornadas de carácter meteorológico que se llevan a cabo en AEMET.

Enlaces de interés

No quiero despedirme sin reseñar que el repositorio ARCIMÍS, como el resto de tareas desarrolladas en la Biblioteca de AEMET, no hubiesen sido posible sin el trabajo de mis compañeras Maribel Carrillo y Elena Rioja, que desde aquí les doy las gracias y su gran merecido reconocimiento.

También a Miguel Ángel García Couto, mi jefe y responsable del Centro de Documentación, de quien depende la Biblioteca, por su apoyo y paciencia. Así mismo, por la ayuda en la digitalización, a nuestro compañero de reprografía Luis Hernando y por las tareas de impresión de calendarios y marcapáginas a nuestros chicos de la Imprenta, Enrique Loras y Manuel López.

NOTA DE LA REDACCIÓN: Desde la RAM agradecemos a Elena Morato por habernos concedido esta entrevista, gracias a ella nuestros lectores conocerán de primera mano el repositorio Arcimís.

Esta entrada se publicó en Entrevistas en 06 Feb 2017 por Francisco Martín León